A gestão da qualidade e a elaboração de planos de ação são essenciais para qualquer empresa que busca sucesso a longo prazo. No entanto, muitas organizações enfrentam o desafio de não saber por onde começar ao implementar melhorias. Neste artigo, falaremos sobre como elaborar um plano de ação, algumas metodologias na gestão da qualidade e apresentar exemplos práticos e muito conteúdo para enriquecer sua compreensão diante do tema. Tenha uma boa leitura!
O que é um plano de ação?
O plano de ação é um documento detalhado que descreve como uma empresa pretende superar desafios, atingir um objetivo específico ou implementar determinado projeto.
Leia também: Business Intelligence: como transformar dados em ações reais?
Um plano de ação precisa apresentar um cronograma com todas as atividades, incluindo serviços de rotina até metas de médio e longo prazo e um detalhamento sobre como elas serão alcançadas. Resumindo, é uma excelente ferramenta de gestão para a produtividade e otimização do tempo das equipes.
Como elaborar um plano de ação?
Neste parágrafo, abordaremos, de maneira resumida, como elaborar um plano de ação eficiente.
Para começar, é preciso deixar claro que elaborar um plano de ação envolve várias etapas essenciais. A base é a mesma para todo tipo de planejamento, conforme poderão observar no passo a passo abaixo. Vamos lá:
1 – Objetivos claros
Em primeiro lugar, é preciso definir o que a empresa deseja alcançar com o plano de ação. Desse modo, algumas perguntas podem ser feitas, a fim de deixar esse objetivo mais fácil de ser implementado. Como exemplo, temos: o que vocês desejam alcançar? O que querem melhorar em determinado setor?
2 – Responsabilidades
Em segundo lugar, é preciso atribuir responsabilidades a indivíduos ou equipes para cada ação. Como exemplo, temos as perguntas: quem é a pessoa responsável por este plano de ação? Lembrando que ser responsável pelo plano de ação é diferente de ser responsável por determinada atividade dentro de um plano de ação.
3 – Defina qual é o tipo de plano de ação
Em terceiro lugar, precisamos determinar qual categoria o plano de ação em questão está inserido: é uma melhoria? Faz parte de um planejamento estratégico? É uma análise de risco, uma Não Conformidade ou vai de encontro com a gestão ambiental da empresa?
4 – Ações
Posteriormente, em quarto lugar, necessitamos listar as tarefas específicas que precisam ser realizadas para atingir o objetivo. Assim sendo, possuímos perguntas como: quais ações vocês precisam executar para atingir o objetivo? Com o Movtech Quality, conseguimos adicionar várias ações, ficando mais fácil a visualização até chegar no objetivo final.
5 – Responsabilidades
A fim de definir os responsáveis, atribuímos responsabilidades a indivíduos ou equipes para cada ação. Dessa maneira, podemos utilizar a seguinte pergunta como exemplo: quem é o responsável por cada tarefa?
6 – Prazos
Nessa etapa, estabelecemos datas de conclusão para cada tarefa. Assim sendo, utilizamos perguntas como: qual o prazo para conclusão dessa ação?
7 – Recursos necessários
Em último lugar, é o momento de identificarmos os recursos, como orçamento, pessoal e ferramentas, todos os itens necessários para executar as ações. Portanto, teremos como exemplo de pergunta: quais recursos (tempo, dinheiro, equipamentos) são necessários?
Quais as metodologias para criar um plano de ação?
Existem várias metodologias que podem ser utilizadas para criar planos de ação, cada uma com suas próprias abordagens e técnicas, porém, todas elas compartilham o mesmo objetivo: melhorar o desempenho e o sucesso do negócio. Abaixo, descrevemos algumas das metodologias mais populares:
1 – 5W2H
A sigla responde as sete perguntas-chaves:
- What (O que)
- Why (Por que)
- Where (Onde)
- When (Quando)
- Who (Quem)
- How (Como)
- How Much (Quanto custa)
Em síntese, essa abordagem é uma das mais simples e uma das mais utilizadas no meio empresarial para a identificação clara das ações. Basicamente, ela identifica o que precisa ser feito, por que, quando, onde, por quem, como e com que custo.
Imagem: Representação 5W2H | Movtech
2 – PDCA (plan-do-check-act)
Enquanto o 5W2H é o mais ‘famoso’, existem também outras ferramentas muito eficientes, mas pouco conhecidas, como é o caso do PDCA. O ciclo PDCA é uma abordagem cíclica que visa a melhoria contínua. As etapas envolvem o planejamento das ações (PLAN), sua execução (DO), verificação dos resultados (CHECK) e ação corretiva (ACT). Isso possibilita que as empresas façam ajustes constantes em seus planos.
Imagem: Representação Ciclo PDCA | Movtech
3 – SMART
Por fim, apresentamos a última ferramenta para realização de planos de ação. A metodologia SMART tem como principais benefícios a clareza, especificidade e eficiência na realização de determinados projetos. Mas, para que isso aconteça, é necessário aplicar o método que origina a sigla.
Imagem: Representação Ciclo PDCA | Movtech
Específico (S)
Neste estágio, é crucial que os objetivos sejam claros e específicos, evitando ambiguidades. Eles precisam responder a perguntas como “O que queremos alcançar?”, “Por que isso é importante?”, “Quem está envolvido?” e “Onde esse objetivo vai nos levar?”. A especificidade é fundamental para evitar interpretações equivocadas e garantir que todos compreendam claramente o que estamos buscando.
Mensuráveis (M)
Adicionalmente, é necessário que os objetivos sejam quantificáveis, permitindo a avaliação do progresso e a determinação do momento em que são atingidos. A medição pode utilizar números, percentagens, valores financeiros ou outras unidades de medida relevantes. A mensurabilidade proporciona uma definição mais concreta aos objetivos, facilitando o acompanhamento do desempenho.
Atingíveis (A)
Além disso, os objetivos também devem ser realistas e alcançáveis com os recursos disponíveis. Isso não implica que os objetivos não possam ser desafiadores, mas é crucial que sejam viáveis. Estabelecer metas inatingíveis pode desmotivar a equipe e resultar em frustração.
Relevantes (R)
Os objetivos devem estar alinhados com a visão, missão e estratégia da organização. Eles devem ser significativos e contribuir para os objetivos gerais da empresa. Estabelecer metas que não têm relevância para o negócio pode desperdiçar recursos e tempo.
Temporais (T)
Nesta etapa, cada objetivo deve ter um prazo definido para sua realização. Isso cria um senso de urgência e responsabilidade. Em conclusão, prazos também ajudam a evitar a procrastinação e permitem a programação de atividades ao longo do tempo.
Movtech Quality: a solução ideal para gestão da qualidade
Gestores que buscam compreender e aprimorar o desempenho de sua empresa, tanto em termos de processos quanto de produtos, encontram no Movtech Quality uma ferramenta essencial. Nosso sistema proporciona insights valiosos ao oferecer indicadores de qualidade robustos, orientando a criação de estratégias eficazes para a melhoria da qualidade em um âmbito geral.
Imagem: Representação Ciclo PDCA | Movtech
Além disso, integrado ao nosso Business Intelligence, o Movtech Stats, nossa solução oferece uma abordagem completa à gestão da qualidade. Essa integração não apenas facilita a interpretação dos dados, mas também possibilita uma análise abrangente que orienta a tomada de decisões informadas.
Sendo assim, como observaram, o plano de ação desempenha um papel vital na gestão da qualidade, e a elaboração deste documento pode ser feita com base em diversas metodologias. O diferencial do Movtech Quality é sua integração com essa ferramenta já em sua concepção, permitindo que você realize todas as etapas diretamente da ferramenta de gestão da qualidade.
Metodologia 5W2H no Movtech Quality
Como viram acima, uma das principais metodologias utilizadas para gerar planos de ação é a metodologia 5W2H, ferramenta já integrada no Movtech Quality.
Imagem: Representação Movtech Quality
Em resumo, a metodologia 5W2H é uma ferramenta de gestão que visa estruturar e planejar a execução de projetos, tarefas ou atividades, oferecendo diversos benefícios com sua aplicação:
Clareza e objetividade
Ajuda a definir claramente os objetivos, responsabilidades e ações necessárias para alcançar metas específicas durante um plano de ação.
Organização
Facilita a organização e estruturação de projetos, tornando mais fácil o acompanhamento e a gestão.
Comunicação efetiva
Melhora a comunicação entre os membros da equipe, garantindo que todos tenham uma compreensão clara das metas e responsabilidades.
Planejamento
Auxilia no processo de planejamento, estabelecendo prazos, recursos necessários e métodos de execução.
Monitoramento e controle
Permite o acompanhamento contínuo do progresso, facilitando a identificação de desvios e ajustes necessários.
Redução de erros
Minimiza a chance de erros decorrentes de falta de comunicação ou compreensão inadequada das tarefas.
Economia de recursos
Ajuda a otimizar o uso de recursos, garantindo que sejam alocados de maneira eficiente para atingir os objetivos.
Um sistema de gestão da qualidade eficiente para sua empresa
Finalizamos com este vídeo que aborda, resumidamente, um pouco sobre o Movtech Quality. Se você quiser saber mais sobre o assunto, entre em contato com nossos especialistas.
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